חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
13/11/2018
 
 
 
בנייה והפעלה של צוותים ווירטואליים
חזור לרשימה
 
תאריך: 12/06/2007
כותב: מעין אמיתי
כתובת דוא"ל:  maayan@roc.co.il
 
מהי עבודת צוות ווירטואלית?
שיתוף פעולה המיועד להשיג מטרה מוגדרת, בין מגוון גורמים תוך וחוץ ארגוניים הפועלים באופן מסונכרן במגוון מקומות וזמנים שונים, באמצעות יישומים טכנולוגיים תומכים.

עבודת צוות ווירטואלית הפכה לשכיחה מכבר. בשנים האחרונות שיטת עבודה זו הופכת במהירות ליותר ויותר חיונית, ככל שארגונים נאלצים לעבוד בשיתוף פעולה גדול יותר מעבר למרחקי זמן ומקום.
גישה נגישה, זמינה וזולה לאינטרנט מהיר הפכה את עבודתם של צוותים ווירטואליים לאפקטיבית עבור ארגונים  ומושכת עבור יחידים. טכנולוגיות רבות התומכות בעבודת צוותים ווירטואלית מבוססות היטב מזה זמן. טכנולוגיות אלה הן כלים רבי עוצמה, לאינטראקציה עשירה ודינמית - אך הם לא יותר מאשר כלים. הסוגיה המרכזית היא כיצד להשתמש בהם בכדי להתמודד עם אתגרים וצרכים עסקיים וארגוניים ולאפשר לשיתוף פעולה ווירטואלי לשגשג, כך שיושגו יתרונות עסקיים וכלכליים מעשיים ומוחשיים.

יתרונות
לחברות עסקיות רבות ישנו צורך מתמיד לשתף פעולה עם בעלי עניין במגוון תחומים – ניהול שרשרת אספקה, שיווק ומכירות, פיתוח מוצרים, שיפור איכות, ניהול שנוי ועוד. הגודל, המורכבות, הפריסה הגלובאלית, מהירות התגובה הנדרשת וסיבות רבות נוספות הפכו שיטות ווירטואליות  לחיוניות לצורך מימוש תהליכים אלה. עבודה ווירטואלית מאפשרת גמישות ותגובתיות טובות יותר ותומכות בקיצור TTM.

הכללת עבודת צוותים ווירטואליים במבנה העבודה בארגון יכולה לסייע:

  • בהפחתת עלויות וחיסכון על אתרי עבודה, הוצאות נסיעה והובלה.
  • בקיצור זמן - ליחידים המשמעות היא הפחתה בזמן מבוזבז  - המשרד יכול להיות בכל מקום, מסמכים ניתנים להעברה מכל מקום לכל מקום באופן מידי. לצוותים המשמעות היא זרימת עבודה חלקה ופרודוקטיבית יותר. פעילות חברי הצוות יכולה להיות מסונכרנת באופן מתמיד ולעמוד בבסיס ביצוע מהיר יותר של פרויקטים.
  • להפוך מרחקים גיאוגרפים לחסרי משמעות - מאפשרת תיאום פעולות של משתתפים בריבוי אזורים גיאוגרפיים מרוחקים. שיתוף פעולה עם מומחים בכל מקום בו הם מוצבים. הגדלת טווחי החדירה לשוק.
  • עובדים טובים יותר - חברי הצוות בוחרים מהיכן יעבדו דבר המאפשר לשאוב אנשים מובילים בתחומם ממאגרי כוח העבודה העולמי למשוך ולשמר עובדים מוכשרים ומעולים.
  • הרחבת השתתפות בשרשרת אספקה על ידי  בניית יחסי JIT עם ספקים.  הכללת לקוחות ובעלי עניין אחרים באופן עמוק יותר בתהליכי פיתוח מוצר. צירוף מקיף יותר של ידע לתמיכה בלקוחות והעלאת סטנדרטים של איכות.

תסריטי עבודת צוותים ווירטואליים
ישנן חמש דרכים בהן צוותים ווירטואליים משתפים פעולה באופן טיפוסי. האינטראקציה יכולה להתבצע בין חברי צוות הנמצאים:
- בזמנים שונים, במקומות שונים
- באותו זמן, במקומות שונים
- בזמנים שונים, באותו מקום
- באותו זמן, באותו מקום
- בכל זמן, בכל מקום

בזמנים שונים, במקומות שונים
ברוב הצוותים הווירטואליים, ברוב הזמן כל חבר צוות מבצע את חלקו במשימה הכוללת ודואג לעדכון שאר חברי הצוות בהתקדמות. טכנולוגיות מפתח - E-mail/ groupware

באותו זמן, במקומות שונים
תקשורת בזמן אמת – שיחות באמצעות טקסט, אודיו או וידאו – היא מה שרוב האנשים חושבים עליו, כאשר הם שוקלים עבודת צוותים ווירטואליים. מגוון גדול של יישומים תומכים
בצורת תפקוד זו כמו היוועדויות אודיו, וידאו או טקסט ויישומי  Instant Messaging  לסוגיהם השונים.

בזמנים שונים, באותו מקום
במונחים אלקטרוניים, מפקדת הצוות הווירטואלי תהיה האינטרה- נט או האקסטרה- נט הארגוני, שהן המקום הטבעי לגרסאות מסמוך, היסטורית העבודה בפרויקט, קוים מנחים לביצוע, פורומים וקבוצות דיונים וכיו"ב.

באותו זמן, באותו מקום
עבודת צוות ווירטואלית תימצא בשימוש נפוץ כאשר החסרונות של מפגש פיסי (כמו עלויות גישור על מרחק, עלות זמן מבוזבז וכיו"ב) עולים על היתרונות הברורים של אינטראקציה בלתי אמצעית. עם זאת יתכן שחברי הצוות ידרשו להיפגש פנים אל פנים בנקודות מפתח כבשלב הקמת הצוות ובשלבי תכנון אסטרטגי מתקדמים. כלים לשיתוף פעולה ווירטואלי יכולים להוות עזרים שימושיים למפגשים אלה בכך ש"ילכדו" את הקלט האנושי וישמרו אותו במרחב האלקטרוני במוכנות להפצה מידית. טכנולוגיות רשת אלחוטית (Hot Spot)מאפשרת להיפגש בכל מקום מבלי להיות מוגבל על ידי תשתיות פיסיות לעבודה ברשת פנימית או חיצונית.

בכל זמן בכל מקום
הקשריות אלחוטית מאפשרת לעובדים ווירטואליים להיות פרודוקטיביים ונגישים יותר בכל מקום בו הם נמצאים, ולמעשה ליצור מרחב עבודה משותף מתמיד הניזון מתרומות המשתתפים בו ללא הפסקה. רשת ווירטואלית פרטית (VPN) מהווה טכנולוגית מפתח התומכת בתצורת עבודה זו.

החלטה על עבודה בצוותים ווירטואליים
כאשר מבצעים ניתוח של הצרכים הארגוניים יש לבדוק:
 - האם האתגרים העומדים בפני החברה, דורשים הקמה של פרויקטים המבוססים על צוותים
   ווירטואליים, המסוגלים להיווצר, להתפרק ולהיווצר מחדש במהירות.
 - האם ישנו בארגון פרויקט ספציפי מרכזי הדורש עבודה ווירטואלית.
בשלב הבא יש לבחון אלה פלטפורמות עבודה ווירטואליות כבר קיימות בארגון. המחשב האישי הטיפוסי כבר כולל קשת רחבה של יישומים ייעודיים לעבודה משותפת. באופן משולב יישומים אלה מהווים חלופה מהירה וזולה לשיתופי פעולה קטנים, אד - הוקיים במידה שבה לכל חברי הצוות גישה לאותה חומרה.

לפרויקטים גדולים יותר או כאשר על הצוות הווירטואלי נדרש לפעול מעבר לגבולות הארגון, לרוב עולה הצורך לעשות שימוש ב Groupwareמתמחה תומך החלטה. כלים כמו
Microsoft Exchange  או IBM's eServer strategy מהווים חלופות פופולאריות לצוותים בעלי פיזור גיאוגרפי.פתרונות לעבודת צוות מורכב וגדול הדורש יישומים מתמחים יכולים להיות נרכשים או נשכרים מספק שירותי יישום. האחרונים לרוב יהיו חסונים ובעלי אפשרויות שידרוג מרובות ויתרונם הנוסף הוא בהפחתת הדרישה מהשרתים הארגוניים.

ניהול צוותים ווירטואליים
יצירה והובלה של צוותים ווירטואליים עוסקת בראש ובראשונה בתמיכה, עידוד והנעה של קהילה אשר חבריה עשויים לא להיפגש מעולם. העובדה שההזדמנויות לאינטראקציה לא פורמאלית ואד - הוקית, המחזקות ובונות מערכות יחסים חברתיות תומכות ביצוע, הן מעטות, גורמות לכך שניהול צוות המתקשר אלקטרונית דורש תשומת לב זהירה לפרטים, ביניהם:
 - זיהוי וניהול של הבדלים תרבותיים וגיאוגרפים מראשית עבודתו של הצוות.
 - הכרה בעובדה שחברי צוות צריכים לתמרן בין דרישות לתפקוד במרחב הווירטואלי והפיסי ואיפשור מרחב תומך לכך.
 - השקעה בכל הזדמנות אפשרית במפגשי פנים אל פנים בשלבי היווצרות הצוות.
 - עריכת מפגשי מעקב אחר התקדמות תוך שימוש בהיוועדויות אודיו ווידאו.
 - פיתוח מדדי ביצוע ייחודיים לעבודה ווירטואלית.
 - מינוי חבר צוות שתפקידו לעודד אינטראקציה חברתית מקוונת.
 - ווידוא כי לצוות ישנם את כל הכלים לביצוע העבודה וכולם יודעים ומבינים  כיצד לעשות בהם שימוש.
 - פרסום והסכמה על נהלי תזמון ושיתוף בידע.


רשימת מצאי להטמעה
מחקר וניתוח
 - הצב מטרות לעבודת צוות ווירטואלית: שיפור שירות ללקוח, הפחתת עלויות, ייעול וכיו"ב.
 - החלט והבא להסכמה על יעדים מדידים למטרות אותן אתה רוצה להשיג כמו אחוז הפחתה
   בהוצאות שוטפות, אחוז קיצור בזמני מחזור פיתוח וכיו"ב.
 - בצע ניתוח עלות/תועלת – תועלת מכומתת של קיצור זמני פיתוח, של שיתוף מספר גדול יותר
   של תורמים מומחים בקבלת החלטות, של חיסכון בנסיעות, של חיסכון  בעלות תשתיות פיסיות
   וכד' למול עלויות שכירת שירותי יישום, פיתוח אינטרה – נט, תוכנות ניהול ווירטואלי, הכשרה וכד'.

הגדרת צרכים טכנולוגיים

בחר בטכנולוגיה הנדרשת והמותאמת לדרך בה חברי הצוות עומדים לעבוד על פי הערכת צרכי הצוות:
 - לתקשורת
 - לתמיכה בקבלת החלטות
 - לגישה למידע

הערך את הטכנולוגיה

האם היא עונה על דרישותיך:
 - האם כל חברי הצוות יכולים לשתף פעולה בעזרתה?
 - עד כמה היא מותאמת לעבודה עם יישומים פופולאריים אחרים?
 - האם חברי הצוות יכולים לעשות בה שימוש לביצוע משימותיהם האחרות שלא במסגרת הצוות?
 - האם רוחב הפס העומד לרשותך, מאפשר העברה מהירה של מידע בכל המדיות?
 - באיזה מידה נדרשת עבודה תכופה לפתרון בעיות בזמן אמת? – רוב היישומים מבוססי אתרי
   אקסטרה – נט לא יוכלו לתמוך ברמת האינטראקציה הנדרשת לכך.
 - מהי כמות ורמת ההכשרה שחברי הצוות העתידיים יצטרכו לעבור וכמה תמיכה יהיה עליהם לקבל 
   בכדי להיות מיומנים בשימוש ביישומים.

התייעץ

  • בפנים
     - חברי הצוות הווירטואלי יתפקדו באפקטיביות כאשר דרכי העבודה של הצוות יותאמו לסגנונות העבודה
       של חבריו.
     - ערב את חברי הצוות בבחירת הטכנולוגיות התומכות.
     - ערב כמה שיותר גורמים ביצירת תכנית הפרויקט.
     - פרסם תקנות ונהלים לעבודה בצוות והזמן משוב משפר.
  • בחוץ – עם גורמים מקצועיים
     - תאר את דרישותיך וצרכיך.
     - בסס מהם המשאבים הפיננסיים העומדים לרשותך להקמת והפעלת הצוות, לרכישת טכנולוגיות וכלים
       להכשרה ותמיכה וכיו"ב.
     - העזר בגורמי מקצוע בכדי לבנות תכנית הטמעה מסודרת.
     - ספק הכשרה ותמיכה לשימוש בכלי תוכנה.

פתח נהלים ותהליכים ברורים ובהירים
שתף את חברי הצוות במיסוד המרכיבים הבאים, קבע אותם, הפץ לכל בעלי העניין וודא קבלה והבנה:
 - הגדרות תפקיד, אחריות, כפיפויות וממשקים.
 - דרכים להבטחה כי בעלי העניין מעודכנים באופן שוטף.
 - מנגנונים לתזמון, הכנה ותיעוד של מפגשי צוות ווירטואליים.
 - נהלי הפעלה צוותיים חתומים על ידי כל חברי הצוות כמחייבים.
 - תכניות פרויקט הכוללות יעדים לוחות זמנים קריטיים, אבני דרך וכיו"ב.

תכנן ובדוק

הקם את התשתית:
 - הגדר סטנדרטים טכניים מינימאליים להשתתפות ווירטואלית, כמו מחשב אישי תומך מולטימדיה עם
   גרסה זהה של מיקרוסופט אופיס וגישה לפס רחב.
 - וודא כי אתרים מרוחקים מאורגנים כתחנות עבודה – ציוד מלא, תשתית תקשורת נדרשת, מרחב
   עבודה שקט נדרש וכיו"ב.

קבע ,השג הסכמה, בנה והנגש סטנדרטים טכניים
 - פורמטים של תיעוד למסמכים סטנדרטיים ונפוצים.
 - תבניות דיווח.
 - פורמטים, סטנדרטים ופרוטוקולים לשיתוף והחלפת קבצים .
 - במידה ורלבנטי, הגדר כלי CAD וממשקי ייצור עבור משתתפים פנימיים וחיצוניים.

תכנן מפגשים ווירטואליים

מפגשים ווירטואליים על בסיס כל מדיה יכולים להיות פרודוקטיביים מאוד, אך הדבר תלוי במידה שבה הם בנויים באופן בהיר.
 - פרסם סדרי יום, מסמכים ועזרים מצורפים לפחות 24 שעות מראש.
 - לפני מפגשי עדכון וודא כי כל חברי הצוות שלחו וקראו דוחו"ת סטאטוס.
 - וודא כי אף אחד מן המשתתפים ההכרחיים אינו נעדר מן המפגש וכי בין המשתתפים אין משתתפים
   לא הכרחיים.
 - דאג כי המפגשים יהיו קצרים והגבל למינימום האפשרי את מספר המשתתפים.
 - מנה רושם פרוטוקול ברוטציה בין חברי הצוות. כאשר המפגש מבוצע בהיוועדות טקסט וודא כי הוא מבין
   שתפקידו הוא לסכם החלטות, פריטים לפעולה ואחראי ביצוע.
 - אפשר מרחב לאינטראקציה חברתית מעבר לנושאים המעשיים שעל סדר היום.
 - הפץ סיכומים ופריטים לפעולה לא יאוחר מ4 שעות מסיום המפגש.
 - בקש מחברים שלא השתתפו במפגש לקרוא את הסיכומים בתוך 24 שעות מתום המפגש.

תכנן שלב התנעה

 - בדוק את השלכות ההכשרה – עלויות, משך, מי מחברי הצוות יקבל איזו הכשרה? וכיו"ב, אפשר את
   הזמן הנדרש ליצירת קו בסיס מיומנות משותף והסתגלות לשיטת העבודה ולשימוש בכלים.

פעל
הטמע את עבודת הצוות הווירטואלית
 - הוצא לפועל כל הכשרה נדרשת.
 - עודד מעורבות חברי צוות ושאב מהם משוב על החלטות ופעולות,
 - הגבר באופן הדרגתי את הדרישות לביצוע.
 - אפשר חופש פעולה נדרש לאינטראקציה פורייה בין חברי הצוות.

הערך

 - עקוב וסקור אחר ההשפעה של  הפעלת הצוות על תפקוד העסק.
 - בחן באופן מתמיד עמידה ביעדים.
 - מסד מערכת משוב מחברי צוות, לקוחות, ספקים וגורמי מימשק על השינויים שיצרה עבודת
   הצוות הווירטואלי.
 - הערך תוצאות לאחר 6 חודשים ושנה – האם הושגו היעדים? האם מקוימים התהליכים?
 - בסס תכנית לשיפור ביצועים נוסף.

פתרונות טכנולוגיים לעבודת צוותים ווירטואליים
ברמה הבסיסית ביותר, צוות ווירטואלי יכול להיות רק שני אנשים המדברים בטלפון. זאת, בעוד שצוותים ווירטואליים מתוחכמים עשויים לכלול פלטפורמות עבודה כמו שיתוף מסמכים, מחיצות וידאו, וVPN אלחוטי. לכל פתרון טכנולוגי לעבודת צוות ווירטואלי יש צורך:

  1. לנתח טכנולוגיות במונחים של צרכים עסקיים, ארגוניים, תהליכיים וניהוליים.
  2. לחפש פתרונות הניתנים לאינטגרציה מלאה לתוך מערכות קיימות.
  3. לפתח אתר רשת (או אינטרה – נט/אקסטרה-נט) כמשאב צוותי משותף.

טכנולוגיות
דוא"ל
רוב האנשים בודקים את הדוא"ל שלהם מידי יום והוא מספק נתיב תיעוד, מעקב, בקרה והפצה בר סריקה היסטורית ושליפה. ניתן למסד רשימות תפוצה בכדי לוודא שגורמים רלבנטיים ייודעו אוטומטית על התקדמות מתועדת בהתפתחות פרויקט.
בכדי למזער חוסר הבנה יש:
 - לעשות שימוש בשורות נושא בעלות משמעות.
 - לשמור על תוכן בהיר ולהקדיש לזמן לסילוק עמימויות.
 - לנסות להיצמד לנושא אחד בודד בכל הודעת דוא"ל בעיקר כאשר נדרש משוב וקלט מאחרים
רוב יישומי הדוא"ל ניתנים להרחבה ושדרוג. אם הדבר ניתן יש היגיון באימוץ אותו יישום על ידי כל חברי הצוות. עם זאת, מהלך זה עלול לעיתים קרובות להיות לא מעשי, בעיקר אם הצוות הווירטואלי עובד מעבר לגבולות ארגוניים.
מוצרים כמו Novell NetMail XE  או Novell NetMail (ליותר מ100 משתמשים) בנויים לסנכרון חבילות דוא"ל מועדפות (כמו Outlook  Microsoft)   של כלל המשתמשים ברשת הדוא"ל הפנימית שהם יוצרים.

Groupware
Groupware כמו Lotus Notes או   Microsoft Exchange יכולות לאגד תזמון צוותי, פונקציות לו"ז ורשימות קשר משותפות לתוך תהליך העבודה האישי והצוותי. מערכת שרת דומינו לעבודה עם Lotus Notes יקרה באופן משמעותי מהמוצר של מיקרוסופט אך כוללת פונקציות רחבות באופן משמעותי כמו עדכון חי של דפי רשת וגמישות רבה יותר בהפעלה.
Novell GroupWise מספקת תכונות דומות וראויה לשיקול בעיקר במידה בה חברי הצוות נדרשים לגישה אלחוטית למגוון של פלטפורמות Groupware.
יש לזכור כי כל יישומי ה Groupware דורשים ניהול מערכת שוטף, הכשרה למשתמשים ופיתוח והתאמה של אפליקציות המהווים עלות סמויה ניכרת.
שימושים רווחים ב Groupwareנתמך רשת כוללים:
  - פיתוח והסדרה  מראש של סדרי יום לדיונים צוותיים.
  - מיסוד "לוח מחיק" (whiteboard) אלקטרוני.
  - הבאת משתתפים, ב"כל מקום, בכל זמן" וב"כל מקום, בזמן אמת" לתרומת רעיונות והצעות במרחב הווירטואלי.
  - הרחבת השתתפות על ידי עידוד תרומה אנונימית.
  - ביצוע הצבעה ודירוג online של רעיונות והצעות לצורך קבלת החלטות וקביעת סדרי עדיפויות.
  - פיתוח תכניות פעולה באופן משותף.
  -  אספקת תיעודי פגישה מלאים למשתתפים ובעלי עניין נוספים.

Instant Messaging
IM הוא הגרסה האלקטרונית של החלפת פתקים. יישום זה מתאפיין בחוסר פורמאליות ואינטראקטיביות גבוהה. יתרונו הגדול על הדוא"ל היא הפעולה בזמן אמת. תכונה זו מאפשרת אפקטיביות גבוהה יותר בפתרון מהיר של נושאים העומדים על סדר היום הצוותי.
שימושים רווחים בIM כוללים:
  - מעקב אחר הזמינות של כל אחד מן החברים בצוות.
  - היוועדות בין אדם לאדם כדיון פתוח אינטראקטיבי.
  - העברת פריטים לא קריטיים באופן מהיר.
  - סיוע ביצירת קשר חברתי הדדי בין חברי הצוות.
  - הבהרת נושאים שעל הפרק במהלך דיון ווירטואלי.
IM הוא יישום בעל פופולאריות גבוהה בקרב צרכנים פרטיים וצפוי לעליה דרמטית בתפוצה ובמידת השימוש בתוך ארגונים. קיים מגוון של מוצרים חינמיים בתחום כמו
Microsoft's MSN Messenger, ICQ, Yahoo Messenger.
כל שנדרש לעשות הוא להירשם להורדה חינמית, להפעיל את היישום, לחפש אחר משתמשים דרך כתובת הדוא"ל שלהם או שם המשתמש, להוסיף אותם לרשימת החברים שלך. בכל מצב בו חברי הצוות מקוונים כל חבר צוות מקוון אחר יקבל על כך הודעה אוטומטית. רוב היישומים בתחום מאפשרים קבלה ושליחה של הודעות אל ומהטלפון הסלולארי, כמו גם החלפת קבצי טקסט ווידאו. עם זאת יישומי IM שונים לרוב אינם מסוגלים להתחבר זה לזה, כך שעל חברי הצוות להחליט באיזה יישום הם מתכוונים להשתמש. מערכות IM התומכות ב SIP (Session Initiation Protocol)יאפשרו גישה לכל חבר צוות על ידי אותה כתובת דוא"ל מבלי לקחת בחשבון את שיטת התקשורת בה הוא משתמש, המכשיר בו הוא משתמש או המיקום בו הוא נמצא.
 הקשיים העיקריים בIM המיועדים לקהל הרחב כוללים אמינות, אבטחה ודואר זבל. נושאים אלה מטופלים ביתר הצלחה על ידי מערכות ייעודיות למגזר העסקי כמו Lotus
instant messaging .

היוועדויות אודיו
יישומי היוועדויות אודיו מנצלות את הפלטפורמה הטלפונית בכדי ליצור את אחד מהכלים היותר חזקים בכל עבודה ווירטואלית
יישומים רווחים בהיוועדויות אודיו כוללים:
  - ניהול ישיבות צוות תדירות מלאות במרחב הקולי על בסיס שיחת וועידה.
  - צירוף פלטפורמה קולית לפלטפורמות טקסט באקסטרה – נט או בVPN על ידי טכנולוגית VoIP

היוועדויות טקסט
היכולת לעדכן, להוסיף, להעיר ולהאיר על מסמכים יכולה להפוך מפגשים ווירטואליים לפרודוקטיביים יותר באופן משמעותי.
שימושים רווחים בהיוועדויות טקסט כוללים:
  - "לוח מחיק" אלקטרוני.
  - כלים תומכי קבלת החלטות המספקים יכולת לעיון משותף במסמכים מקוונים.
  - תיעוד והפצה של תרומות ופריטים לפעולה לחברים בצוות ולבעלי עניין נוספים.
  - צפייה ועבודה משותפת בכלי תכנון ושרטוט הנדסיים (כמו תוכנות CAD)
לשימושים אלה קיימות שלוש גישות טכנולוגיות בסיסיות:
  - שימוש ביישומים קיימים במשותף. היתרון למשתמשים הוא מוכרות היישומים. קיים צורך בבדיקה של יכולת
    יישומים לעבוד באופן משולב ולספק רוחב פס מותאם.
  - שכירת שירות היוועדות מספק שירותי יישומים בתשלום קבוע בעבור שימוש.
  - רכישת יישום בנוי למטרה. אופציה רלבנטית כאשר נדרשות פונקציות מומחה.
NetMeeting מגיע באופן חינמי עם חלונות ותומך בIM שירותי Whiteboard וכולל אודיו ווידאו בIP כלומר ניתן לערוך היוועדויות קול ווידאו ללא אמצעים לשידור לוויני. כל מה שנדרש הוא מצלמת רשת על כל מחשב של כל משתתף המתחברת לשקע USB סטנדרטי. חסרונו של ציוד זה הוא בבעיות איכות קול ותמונה. פתרון אפשרי הוא לעשות שימוש ב Microsoft NetMeeting לשיתוף בנתונים ביחד עם ציוד מקצועי לוועידת וידאו.
ישנו מגוון של מכשירי טלפון תומכי ווידאו IP ומערכות ווידאו לדסקטופ. מערכות אלה דורשות פס רחב ואינטרנט מהיר בכדי לעבוד באפקטיביות.

היוועדות וידאו
הערך המרכזי של שימוש בוידאו הוא בצפייה זה בפניו של זה. יש לוודא שהציוד בו הצוות עושה שימוש משיג זאת. מצלמות אינטרנט הן זולות למדי, אך במידה שבה נדרש לראות הבעות פנים לרוב יש צורך בהשקעה נוספת. להיוועדות מיטבית יש להקפיד על מספר התנהגויות אחודות אצל חברי הצוות.
  - יש לצמצם תנועות מול המצלמה במהלך המפגש הצוותי למינימום. ברוב יישומי הוידאו להיוועדות ככל שישנה פחות
    תנועה מתקבלת תמונה טובה יותר.
  - יש לוודא שמירה על קשר עין  - לדבר אל המצלמה כאשר מדברים, להביט על המסך כאשר מאזינים.
  - כאשר מספר משתתפים משתפים רמקול טלפון יש לוודא שהמשתתפים בכל האתרים האחרים יכולים לשמוע את כולם.
  - רוב המשתתפים הווירטואליים מחמיצים רמזים לא מילוליים, בעיקר כאלה המצביעים כי אפשר לדבר. יש לעשות שימוש
    ברמזים מילוליים כמו "האם יש למישהו תגובה?" בכדי לחזק השתתפות מתואמת.

אינטרה – נט ואקסטרה – נט (קבוצות דיון ושיתוף מסמכים)
האינטרה – נט והאקסטרה – נט הם קרוב לודאי המקום האחד בו שבו כל חברי הצוות הווירטואלי "מראים נוכחות" באופן תדיר
  - יש לחפש דרכים לעודד השתתפות אקטיבית.
  - לספק את היכולת לעדכן תוכן באופן ישיר עם יישום FTP, מערכת ניהול תכנים או דרך Groupware.
  - לארגן ולמסד הצבעות ותהליכים פרוצדוראליים אחרים בפורמט אחוד וקבוע.
  - יש לשמר שרשורי דיונים והיסטורית פורומים
קבוצות דיון הן מרחב מרכזי בחיי צוות ווירטואלי לקידום העשייה בפרויקט המשותף, כמו גם להעלאת עניינים משותפים אחרים.
שירותי צוות של Microsoft's SharePoint  הן יישום הבנוי  לאספקת סביבה תומכת לעבודת צוותים ווירטואליים. עובדה זו מאפשרת השקה של אקסטרה – נט במהירות ובקלות. חברי צוות יכולים להעלות לרשת מסמכים בפורמטי קבצים שונים ולהשתתף בקבוצות דיון ישירות מהדפדפן שלהם.
חלופה נוספת בעלת תכונות דומות אך  זמינות נמוכה יותר ועלות גבוהה יותר היא IBM Lotus Team Workplace

Virtual Private Network (VPN)
VPN היא כמות מוקצית של רוחב פס על גבי האינטרנט הציבורי בו נמנעת גישה ציבורית באמצעות קידוד. שכירת VPN מספקת לחברי צוות ווירטואלי מארגונים שונים אזור משותף לעבודה.
אקסטרה – נט וVPN כאחד יכולים לשמש לעבודת צוות ווירטואלי. סביר שהVPN יהיה בטוח יותר וגמיש יותר כיוון שבאמצעותו חברי הצוות יכולים לגשת לרשת כולה. באקסטרה – נט לעומת זאת, יש להעלות תוכן באופן ייעודי לפני שניתן לגשת אליו לצפייה ולעבודה ועדכון.
בשימוש ב VPN ניתן להתקין "שער" SMS על האתר המאפשר המרה של מיסרונים לשרת הרשת ולהרחיב את יישום הIM לשימוש באמצעות מכשירים סלולאריים.
אקסטרה – נט מצידו הוא יישום המאפשר יותר שליטה ובקרה על התוכן אליו ניגשים חברי הצוות ולרוב מהווה פיתרון זול יותר.

מכשירי דור שלישי
מכשירי סלולאר מהדור השלישי יוצרים אפשרויות שיתוף פעולה חדשות לצוותים ווירטואליים הכוללים:
- העברת נתונים במהירות גבוהה.
- Multi-tasking (לדוגמא דיבור והורדת קבצים בו זמנית).
- שירותי וידאו.
- קישוריות מהירה לרשתות ארגוניות.
- ניהול מידע אישי בזמן אמת


כתב:
מעין אמיתי, פסיכולוג ארגוני (MA), מנכ"ל R.O.C - מומחים לפיתוח ארגוני תוצאתי.
נייד: 050-5639154
מייל:
maayan@roc.co.il
       info@roc.co.il
אתר: www.roc.co.il

 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
1.
- 17/08/2009 - (ל"ת)
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798