חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
20/11/2019
 
 
 
מדיניות הנוכחות - גמישות היא שם המשחק
חזור לרשימה
 
תאריך: 16/05/2019
כותב: בעז פינקלשטיין
כתובת דוא"ל:  boaz.fi@synerion.com
 

מדיניות נוכחות בכל עסק צריכה להיות הוגנת, לא רק מנקודת המבט של המעסיק, אלא גם בעיני העובדים. קובעי המדיניות צריכים להגדיר כללי בסיס, אך להשאיר מרחב לתמרון, אומר הכותב, ומסביר גם למה.

 
כמה פעמים לדעתכם יוצא לנוסע לאחר לטיסה או לא להגיע בכלל? גם אתם מניחים שזה קורה לעיתים נדירות, ואני, על סמך היכרות עם התחום, מאשר שצדקתם. צריך להיות מקרה חירום אמתי בכדי שמישהו יפספס טיסה. כי כשזה נוגע לכיס של הנוסע, הוא יודע לקחת אחריות ולהתייצב בזמן.
כלומר, איחורים ואי הגעה, הם דבר שניתן לשלוט בו. ועם זאת, כעובדים, אנחנו לפעמים מקלים ראש בכל הקשור לאיחורים והיעדרויות. 
 
כל מעסיק מודע למשמעות של איחורים והיעדרויות והשפעתם על הביצועים העסקיים. בכדי לצמצם את התופעה ככל שניתן, צריך שבכל מקום עבודה, קטן, בינוני או גדול, תהייה מדיניות נוכחות שתהייה ברורה לכל עובד.   
 
הנה כמה שאלות שכל מעסיק צריך לענות עליהן לפני שהוא מנסח מדיניות נוכחות והיעדרות:
 
מה זו מדיניות נוכחות ולמה צריך אותה? 
מדיניות נוכחות היא סט כללים שנועדו לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים, לצמצם היעדרויות, ולהגדיר ציפיות ברורות ועקביות מהעובדים. אין זה משנה מה אופיו של הארגון (שירות, ייצור, ואפילו הייטק), לכל ארגון צריכה להיות מדיניות נוכחות שנועדה לוודא שהעסק מתפקד בצורה חלקה.
אין די בניסוח מדיניות נוכחות, בכדי לשנות בין-לילה את ההתנהגות של העובדים, ולהפסיק מידית את האיחורים וההיעדרויות הבלתי מתוכננות, המטילות עומס מיותר על שאר העובדים. אבל קביעת מדיניות כזו היא חלק מהתרבות הארגונית שלכם. היא משפיעה על האינטראקציה בין עובדים, על האופן בו עובדים הצוותים שלכם, ואפילו על השירות ללקוחות שלכם. התרבות הארגונית שלכם קובעת ערכים, הנחות, אמונות, נורמות התנהגות ואפילו הרגלים, כמו להופיע לעבודה, ובזמן.  
 
מה ההגדרה של נוכחות, ומנגד היעדרות?
בראש ובראשונה, יש להבדיל בין היעדרויות מתוכננות כגון חופשות בתיאום עם המנהל הממונה, לבין היעדרויות בלתי מתוכננות, ללא הודעה / אישור מוקדמים (להוציא היעדרויות כגון ימי מחלה, צו 8 או מקרי חירום אחרים). גם איחורים לא מאושרים, נכללים בקטגוריה של היעדרויות. וכאן המקום לשאול את עצמכם מהו 'איחור': רבע שעה, שעתיים...? 
גם בארגונים עם מדיניות של 'שעות עבודה גמישות' או אפילו 'חופשה ללא הגבלה' (נושא שתפס מקום באחרונה בעיקר בחברות הייטק), מצפים מהעובדים להפעיל שיקול דעת ולא להתחיל את היום ב- 16:00, או לקחת חופשה של חצי שנה. וכמובן שגם כאן, החופשה דורשת אישור מנהל וצריכה להתאים לתוכניות העבודה וליעדים העסקיים.
 
מהי מדיניות הנוכחות המתאימה לנו?
כאשר מתכננים את מדיניות הנוכחות, צריך להתאים אותה לאופי הפעילות של הארגון. עובדי רצפת ייצור לא יכולים להיכלל ב'מדיניות עבודה מהבית'. עובדי שירות לקוחות לא יכולים להיכלל במדיניות של 'שעות עבודה גמישות' - עליהם להיות זמינים בשעות הקבועות לשירות הלקוחות. אבל, בהחלט יש מקום לגמישות כשמדובר בעובדים אחרים. אם תפגינו מדיניות של 'אפס סובלנות' למשל כלפי סטודנטים בתקופת מבחנים, או הורים לילדים שצריכים להוריד את הילדים קטנים בגן או בבית הספר, או לא מוצאים מי שישגיח עליהם כשהם חולים, פשוט תאבדו עובדים טובים. 
התרבות הארגונית שלכם ייחודית כמו האנשים שלכם. אם ניתן להגדיר מדיניות אחידה שתתאים לכל עובדי הארגון, רצוי לעשות זאת. אבל בפועל, לפעמים צריך להחריג קבוצת עובדים מסוימת מהנוהל הכללי משום שהנזק שנגרם מאי הגעה או איחורים של עובדים אלה, משפיע מידית על הביצועים. בכל מקרה, כל עובד צריך להבין מה המדיניות החלה עליו, ומה ההשלכות אם לא יפעל על פיה. 
זכרו שמדיניות נוכחות צריכה להיות הוגנת לא רק מנקודת המבט של המנהלים, אלא גם מזו של העובדים. היא צריכה לתת הרגשה של עבודת צוות, בה כל אחד לוקח אחריות על חלקו במאמץ. אם בניתם מדיניות שמעוררת התנגדות, הקשיבו לביקורת ותקנו בהתאם. ככל שהיעדרויות יכולות להיות מתסכלות בעיניי מנהלים, המציאות היא שעובדים נתקלים במקרי חירום ותקלות שמונעים מהם להגיע לעבודה. אז גלו אמפטיה ואל תגדירו כללים שאתם עצמכם לא יכולים לעמוד בהם.
 
איך מגדירים מדיניות נוכחות ברורה? 
ככל שמדיניות הנוכחות שלכם קשיחה, היא חייבת לעמוד בדרישות החוק, ובגלל שאינה יכולה לכסות כל תרחיש, היא צריכה להשאיר גם מקום לפרשנות. 
לדוגמה - מדיניות (קשיחה מאוד) ספציפית לעובדי משמרות: 
  • כל מקרה של הגעה למשמרת 10 דקות לאחר תחילתה, נחשב 'איחור'.
  • והיה והעובד הגיע באיחור של למעלה מ- 30 דקות, הזמן ינוכה ממשכורתו.
  • אי הופעה למשמרת, ללא אישור ממונה או הודעה + אישור רפואי, הינה הפרת משמעת.
  • לאחר X איחורים, ינקטו נגד העובד צעדים משמעתיים.
  • לאחר X מקרים ברצף של אי הגעה ללא אישור, יחשב העובד כאילו התפטר. 
הגדירו גם כיצד אמורים עובדים לדווח על איחורים, או אי הגעה. לרוב עליהם להודיע טלפונית לממונה הישיר, בפרק זמן שקבעתם מראש. אם הממונה אינו זמין, על העובד להודיע לאחד מחברי ההנהלה האחרים בארגון. הודעות קוליות, במייל, בווטסאפ וכד׳, אינם קבילים בחלק ניכר ממקומות העבודה.
 
במסגרת המדיניות, הגדירו גם כיצד יש להתנהל במקרה של היעדרות מתוכננת: כמה זמן מראש יש להגיש בקשת היעדרות? כיצד מגישים את הבקשה: פנייה בכתב לממונה / הגשת בקשה באמצעות מערכת הנוכחות או האפליקציה לבקשת ואישור היעדרות וכד'. ציינו גם באילו נסיבות מותר לממונה לדחות את הבקשה.
 
ולבסוף, החתימו את העובדים כי קראו והבינו את הנהלים.
 
איך אוכפים את המדיניות?
לא די שקבעתם לעובד המשמרות מדיניות על-פיה איחור של למעלה מ- 30 דקות ינוכה ממשכורתו, עכשיו עליכם לוודא שמערכת הנוכחות שלכם תומכת בה. וככל יש לכם מגוון רחב יותר של הסכמי נוכחות בארגון, המערכת צריכה לתת מענה לכל ההסכמים, מורכבים ככל יהיו.  
 
המפתח לשליטה בהיעדרויות ובאיחורים הוא איסוף וניתוח נתונים המאפשרים לבחון את היקף הבעיה ולנקוט באמצעים מתקנים. באמצעות מערכת הנוכחות וההיעדרויות, תוכלו לתחקר את הנתונים לעומק בכדי לזהות מקרים בעייתיים כגון מחלקות / עובדים עם מגמות מובהקות של עליה בכמות ותדירות ההיעדרויות והאיחורים. 
זיהיתם מקרים כאלה? – כל מקרה צריך להיבחן לגופו. ערכו שיחת בירור עם העובד ובדקו שאין נסיבות אישיות שראוי להתחשב בהן. והיה והגעתם למסקנה שאין הצדקה להיעדרויות ולאיחורים, הבהירו לעובד את ההשלכות במידה והמצב לא יתוקן. 
 
 
מדיניות הנוכחות שלכם צריכה לקבוע כללי בסיס, אך להשאיר מרחב לתמרון. כשאתם מתכננים את המדיניות שלכם, אפשרו גמישות ככל שניתן, בהתאם לרמת התלות של אנשי צוות האחד בשני, ולמה שהגיוני בעסק מסוגכם. לא כל ההיעדרויות (ולא כל מדיניות נוכחות) הן שוות. אבל מדיניות הוגנת, היא כזו שמהווה סטנדרט למעקב אחר הביצועים, ומחזקת את אחד מערכי העבודה החשובים ביותר: כבוד זה לזה, ולזמן של השני.   
 

מאת: בעז פינקלשטיין, מנהל תיקי לקוחות בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון www.synerion.co.il
ליצירת קשר עם הכותב: boaz.fi@synerion.com

 
 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798