חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
23/09/2018
 
 
 
בניית תוכניות עבודה שנתיות - חשיבות התהליך המובנה
חזור לרשימה
 
תאריך: 03/12/2009
כותב: הדס שמר
כתובת דוא"ל:  hadas@avivil.com
 
ארגונים רבים עסוקים בימים אלו לקראת הכנת תכניות העבודה ובניית התקציבים שיובילו את הארגון ליעדיו העסקיים, צמיחה ושיפור הרווחיות בשנת 2010. דווקא בתקופה זו, כדאי למנף את תהליך התכנון ובניית תוכנית העבודה השנתית לבדק פנים ארגוני ולמיקוד במשימות התואמות את חזון הארגון.



רבים מהארגונים מרכזים מאמצים בתהליך בניית תוכנית העבודה השנתית, אך לעיתים תוכנית העבודה תתבסס על תוכניות העבודה של השנים האחרונות עם התאמות ועידכונים ובכך יפספסו הזדמנות פז לתהליך חשיבה ארגוני. אחרים ישאלו למה להשקיע מאמצים ולתכנן לטווח הארוך כאשר הסביבה כל כך דינאמית וכל תכנית היא בסיס לשינויים.

התשובה טמונה בערך התהליך לבניית תוכניות עבודה שנתיות וההבנה כי תהליך התכנון הינו הזדמנות של כל חלקי הארגון לתקשר ביניהם ולסנכרן את פעילותם. כמה נקודות למחשבה לגבי הדרך שתיבחר לבניית תוכנית עבודה לשנה הקרובה.

נתחיל בהגדרה לתוכנית עבודה שנתית, תוכנית המגדירה את ההישגים שהארגון הציב לעצמו, מכוונת וממקדת מאמץ ארגוני לעתיד. מגדירה באופן ברור ומתועדף פעילויות ויעדים למימוש בטווח הקרוב. תוכנית שנתית היא צבר (Portfolio) של פעילויות ופרויקטים, המצריכים ניהול מתואם לשם השגת יעדים מוגדרים.

להלן תזרים תהליך בניית תוכניות עבודה שנתיות, המוצג ברמת-על. בהמשך נבחן את השלבים העיקריים ותרומתם לתהליך.

ראשית, יש לשאול שתי שאלות עיקריות, ולהתבונן פנימה והחוצה מהארגון. מהו הערך שהארגון מעוניין לייצר לבעלים? והשאלה השנייה, מהו הערך שהארגון מעוניין לייצר ללקוחות? התשובות לשאלות אלו יבחנו אל מול החזון והמטרות של הארגון ומהוות את האסטרטגיה שלו.

תהליך בניית תכניות עבודה מחייב חשיבה, יצירתיות,תכנון, מיקוד והתחייבות לכן את תהליך בניית תוכניות עבודה יש לבצע בשני כיוונים. תהליך Top Down להגדרת האסטרטגיה הארגונית, ותהליך Bottom Up  לאיסוף הצרכים מהשטח. התוצר, "כוכב הצפון" של תוכניות העבודה. אל מול הקווים המנחים של תוכנית העבודה יש לבדוק את תהליכי הארגון באופן סיסטמטי. תהליכים קיימים- האם אכן נדרשים, לאתר הזדמנויות לשיפור, לזהות תהליכים נוספים אותם הארגון מעוניין לבצע. לאחר בחינת המצב הקיים, המצב הרצוי וניתוח הפערים, נוכל לבנות תשתיות מתאימות, שיטות מדידה ובקרה ומנגנון עדכון.

כזכור, תוכנית העבודה השנתית היא פרוטפוליו ויש להתאים כלים לניהולה ובקרתה. בשנים האחרונות פותחו מתודולוגיות וכלים לניהול הפרויקט הבודד שאינם בהכרח מתאימים לניהול תוכניות עבודה. ניהול תוכניות עבודה מולטי פרויקטלית מסתמך לעיתים על פתרונות לא מספקים. כתוצאה מכך עלולים להתקל בקשיים בהכנת תוכניות העבודה ובבקרתן. תוכניות העבודה עשויות להשתנות במהלך השנה לכן יש צורך ליצור מנגנון שמתחיל בשלב התכנון וימשיך לשלב הבקרה, מנגנון גמיש דיו שיאפשר התאמת תוכנית העבודה למציאות המשתנה במידת הצורך.

בתהליך בניית תוכנית העבודה השנתית כדאי לכלול את השלבים הבאים

  • מיפוי המאפיינים המייחדים את הארגון
  • מפגש התנעה והדרכה להנהלת הארגון
  • מפגש לגיבוש המטרות העיקריות, היעדים ותקציב (Road Map)  
  • קביעת סדרי עדיפויות בין יעדים ובין פרויקטים
  • התכנסות לחסמים- משאבים כלל אירגוניים (כ"א, תקציב, ציוד)
  • מפגשים אישיים להכנת תוכניות עבודה פרטניות על ידי חברי ההנהלה
  • מפגש מסכם לאישור תוכניות העבודה
  • קביעת מדדי הצלחה, מדידה ובקרה
  • ליווי היישום ובקרת מדדים
  • תיאום בין מערכי ניהול שונים בארגון

תפוקות תהליך בניית תוכניות עבודה שנתיות הינן בחינת המפה האסטרטגית הארגונית, ובמידה ולא קיימת, הגדרתה. רמה אחת למטה היא הגדרת יעדי הארגון. במהלך התהליך מיפוי הפרויקטים והמשימות בארגון ממופים הן הפרויקטים הקיימים והמשימות השוטפות והן הפרויקטים המתוכננים, כולל תעדופם. בנוסף נפיק מניתוח תהליכים בארגון.

את שיטת התכנון לבניית תוכנית עבודה שנתית ויישומה יש להתאים לתרבות הארגונית והניהולית של הארגון כדי לוודא שהיא אכן תיושם ותרתום את כל רבדי הארגון.

תהליך מובנה לבניית תוכניות עבודה יוביל ליצירת תוכנית עבודה שנתית- אינטגרטיבית וחוצת ארגון, שתהווה כלי מרכזי בניהול הארגון והכווונתו על פי יעדים מוגדרים. לפני שנתחיל בבניית תוכנית עבודה שנתית, מומלץ לנתח את התהליך הקיים בארגון ולבחון האם יש מקומות לשיפור, כיצד אפשר לשדרג ולמקד את תהליך התכנון.

תהליך מובנה וממוקד יוביל לתוכנית עבודה שנתית תואמת לאסטרטגיה העיסקית רשא תשמש כלי מרכזי להנהלה הבכירה לאורך כל השנה.


הדס שמר

  •  בוגרת הנדסת תעשייה וניהול, טכניון (2002), בעברה מנהלת פעילות AMCG חברת הבת של אביב ניהול באירופה ומנהלת אתר של מפעל סמיקונדקטור גדול באירלנד.
  •  בעלת נסיון עשיר בניהול מגה-פרוייקטים בתחום ניהול לוחות זמנים, תכנון ובקרת פרויקטים, בניית תוכניות עבודה וניהול סיכונים בארגונים מובילים במשק.


 
תואר 1:BS.c תעשיה וניהול מוסד לימודי:הטכניון
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
1.
מאמר מצוין, רלוונטי לתקופה - 03/12/2009 -
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798