מקסום ה-ROI בניהול ההון האנושי בארגון

 
1.  ריכוז מידע אודות עובדי הארגון
 
כבר מהשלבים הראשונים בהם מחפשי העבודה יצרו קשר עם הארגון, ובוודאי לאחר שהתקבלו לעבודה, הם משאירים אחריהם שובל של נתונים. כדאי מאוד ורצוי לאגור את הנתונים והמידע, לרכז אותו ולנטר אותו באופן קבוע. 
 
כמובן, שבשלבים הראשונים הנתונים יהיו די ״יבשים״. שמות, היסטוריה תעסוקתית, גיל, מין, מצב משפחתי, מגורים וכד׳. אבל במהלך שנות העבודה נצברים נתונים משמעותיים ביותר אודות כל עובד: נוכחות והיעדרויות, ביצועים, חוות דעת של מנהלים, שאיפות מקצועיות, קורסים, הערכות פוטנציאל תקופתיות וכד׳.
 
את כל הנתונים הללו יש לאחסן במקום אחד מסודר שניתן לגשת אליו בקלות. לפני תחילת האיסוף של הנתונים, יש להחליט איזה מידע אוספים וכיצד ישתמשו בו בעתיד ככלי קבלת החלטות. חשוב גם לקבוע כיצד מתחזקים ומעדכנים נתונים, ולא פחות חשוב: כיצד ישמרו על פרטיות המידע. 
יש להימנע מאיסוף נתונים, אחסונם וניהולם באופן ידני. נתונים הכרוכים בבני אדם הם נתונים רגישים מטבעם וטעויות אנוש הנובעות מניהול ידני יכולות לגרום ללא מעט בעיות. מומלץ להשתמש בכלי תוכנה ייעודי – תיק עובד, המרכז את כל המידע במקום אחד ופועל עם מנגנון הרשאות המבטיח שרק מי שצריך להיות חשוף למידע הרגיש, יכול לגשת אליו.
 
כך תוכלו להבטיח שמחלקת משאבי אנוש ומנהלים רלוונטיים, יוכלו לקבל החלטות מבוססות מידע ונתונים, ולא על סמך "תחושות בטן".. 
 
2.  תכננו את התקציב
 
כמה טיפים שצריך לזכור כשבונים תקציב:
זה אינו מדע מדויק... צריך לקחת בחשבון את הוצאות העבר, את התמורה שהשגתם ואת היעדים לעתיד. אלה יספקו תמונה מקיפה יותר מאשר ההוצאות בשנים קודמות. 
 
שימו בעדיפות ראשונה את תכנון מצבת כוח האדם ואת ההשקעה שלכם בעובדים. המשאב היקר ביותר בארגון הוא האנשים. התחרות על עובדים מוכשרים רק מחריפה, ולכן יש לקחת בחשבון את עלויות גיוס עובדים חדשים, כמו גם את ההשקעה הנדרשת לפיתוח ושימור העובדים הקיימים. ואלה בהחלט הוצאות שצריכות להיכנס לסעיף ״ההשקעה״ בעתיד, בדיוק כמו ההשקעה בפיתוח מוצרים ושיווק.
 
3. תכננו את העתודה הניהולית שלכם
 
במחקר שנערך על ידיCareer Builder , שליש מהחברות שנדגמו, עם למעלה מ- 1,000 עובדים, אמרו שאין להם תוכנית לבניית דור ההמשך של הארגון (Succession Planning), ורבע מהן העיד שהיעדר תוכנית כזו גרם לחברה נזקים כספיים בעבר. תכנון ההמשכיות הניהולית הוא מחויב המציאות בחברות גדולות, ומטרתו לזהות ולהכשיר "שחקני ספסל" שיוכלו למלא תפקידי מפתח בעת הצורך, בכדי שהחברה תעמוד ביעדים העסקיים, עכשיו ובעתיד. זו בעצם מלאכת תכנון העתיד של הארגון, מתוך הסתכלות על המשאב היקר ביותר שלו - העובדים. 
 
חשוב לזכור: לכל עובד עם פוטנציאל קידום יש למצוא מחליף פוטנציאלי. לכן התהליך מקיף לא רק את הדרג הניהולי, אלא מתקיים מלמעלה כלפי מטה, ולרוחב כל הארגון. 
 
כדי לתכנן נכון את בניית דור ההמשך, חייבים לקחת בחשבון את המטרות הארגוניות לטווח הארוך, כמו גם מידע מסודר אודות העובדים: הביצועים, היכולות, הכישורים, המיומנויות המקצועיות והפוטנציאל שלהם, סיכון העזיבה, שאיפות הקריירה של העובד ועוד. 
מערכת משולבת, בה מרוכז כל המידע הנ"ל תזהה עבורכם את העובד המתאים ביותר להוות מחליף לתפקידי המפתח. היא גם תזהה את המיומנויות המקצועיות והרכות, כמו גם את הכישורים החסרים לו בכדי שיוכל למלא את התפקיד העתידי, ותמליץ על ההדרכות וההכשרות שיסייעו לו להיות מוכן לתפקיד הבא. 
 
4.  עמדו בדרישות החוק 
 
תאימות לחוקי עבודה, הסכמים קיבוציים ועמידה ברגולציה, משלב גיוס עובדים ולאורך כל מחזור חיי העובד בארגון – כל אלה חושפים את הארגון לסיכונים, במקרה שלא יפעל על פיהם.
מדובר בתהליכים מורכבים, ששוב, דורשים הפעלת מערכות אוטומטית המאפשרת עמידה בדרישות ומונעת טעויות החושפות את הארגון, ובמקרים מסוימים גם את מנהליו, לקנסות וסיכונים משפטיים. 
 
נקודה חשובה שחייבים לזכור לאורך כל הדרך: יש סכנות ברורות בניהול ידני של התהליכים. גיליונות אקסל, הזנת נתונים באופן ידני, שימוש בבסיסי נתונים שאינם מסונכרנים, כל אלה גורמים לאיטיות, דורשים משאבים וחושפים לסיכונים, במיוחד בעולם שמחפש תאימות ורגולציה, שלא לדבר על החששות שבפריצת אבטחה לנתונים הרגישים. 
עם כל כך הרבה ניירת שמסתובבת בכל כך הרבה מקומות בארגון, והעובדה שכל כך קשה לעקוב אחר מי שינה או הוסיף מה, הופכים את הגישה למידע מדויק ואת הבקרה והתחזוקה שלו, למשימה כמעט בלתי אפשרית.
 

 

מאת: תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון www.synerion.co.il . 
ליצירת קשר עם הכותבת: tamar.barel@synerion.com
 
 
 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798