מסירת תלוש שכר באמצעים אלקטרוניים

איך מבצעים זאת?

ראשית, יש לקבל הסכמה בכתב של העובדים.
יש לעשות זאת על גבי טופס בנוסח הקבוע בתקנות – לחצו כאן לטופס.
ללא טופס חתום על ידי העובד יש להמשיך למסור עותק מודפס של תלוש השכר.

שנית, יש לבחור באחת משלוש דרכים לביצוע:

  • דרך ראשונה - לשלוח למייל הארגוני של העובד. מעסיק שאינו מפעיל את מערכת הדואר האלקטרוני בעצמו, צריך למסור פרטים על כך לעובד על מנת שהלה יוכל לשקול האם הוא מעוניין באופציה זו.
  • דרך שנייה - באמצעות אתר אינטרנט מאובטח אליו רשאי העובד להיכנס עם סיסמא אישית. גם במקרה זה יש למסור פרטים על מפעיל האתר.
  • דרך שלישית – לשלוח למייל פרטי של העובד. שימו לב שעובד שבוחר בכך חייב לחתום על שני חלקי הטופס. עובד אשר יבקש בשלב מסוים לעדכן את המייל הפרטי שלו יהיה חייב לעשות זאת שוב באמצעות טופס חתום.

משלב זה ואילך ניתן להתחיל לשלוח את התלושים בדרך שנבחרה.

שלושה דגשים חשובים

  1. יש להקפיד על שימוש במערכת מאובטחת. התקנות לא הגדירו מנגנוני הגנה ספציפיים ואולם נדרשת הגנה ואבטחה סבירה.
  2. יש להגן גם על קובץ תלוש השכר על ידי הצפנתו כך שרק העובד יוכל לצפות בו ולשלוח אותו בפורמט שאינו מאפשר שינוי.
  3. יש להשתמש במערכת ששולחת חיווי על כך שהתלוש הגיע לנמען. אם לא התקבל חיווי כזה יש למסור לעובד בתוך 5 ימים נוספים תלוש מודפס. אם המערכת אינה יכולה להפיק חיווי כזה יש לקבל אישור בכתב מהעובד על כך שקיבל את התלוש.

לחצו כאן לנוסח התקנות >>


ערמוני קרמר, עורכי דין | לינקולן 20 | תל אביב | 6713412 | Israel | 03-6005553
 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798