EVM – Earned Value Management שיטת הערך המזוכה

 

הקדמה

ארגונים רבים המנהלים פרויקטים כיום לעיתים מוצאים עצמם נאבקים עם מוכנות הפרויקט לרצות את דרישות הלקוח תוך כדי הוצאתו לפועל. ארגונים אלה למעשה חוטאים למטרתם, הפרויקט אינו מגיע לרמת בשלות תכנונית המאפשרת להם לבצע תחזיות והערכות נכונות למועד סיומו ועלותו הסופית הכוללת וכפועל יוצא מאחרים במועד המסירה ומוציאים עלויות גבוהות מהמתוכנן. פעמים רבות הדבר נעשה למרות השימוש בפלטפורמה מתוחכמת של מערכת מידע כלל ארגונית, ארגונים אלה אינם מצליחים לעצור ולהתבונן באינדיקטורים אובייקטיבים ומדויקים במערכת המידע, המספקים מידע רב שעל בסיסו ניתן להרים דגלים אדומים, לשקף ללקוח סטטוס אמיתי ולקבל החלטות לפני שיהיה מאוחר מדי וכך לעמוד ביעדי ומטרות הפרויקט.

אינדיקטורים אילו הינם למעשה מחווני בקרה המחושבים כחלק משיטת הערך המזוכה בניהול פרויקטים. שיטת הערך המזוכה, ה- EVM (Earned Value Management) או ה- EVT (Earned Value Technique) הינה שיטת בקרה ידועה המשמשת למדידת ביצועי הפרויקט, למעשה על ידי תרגום תכולת העבודה למונחים כספיים. מנהלים רבים מעולם ניהול הפרויקטים בארץ מכירים אותה ברמה כזו או אחרת, יחד עם זאת השימוש בה בארצינו לא נפוץ. כיום ברוב מערכות המידע לניהול פרויקטים, גדולות כקטנות, כמו Primavera, Ms Project,CompuWare, PSNext, ,Deltek , KIDASA נעשים החישובים הללו באופן אוטומטי ומובנה, כך שכל שנדרש ממנהל הפרויקט הוא לדעת להפיק את הנתונים הנכונים ולהסיק מהם את המסקנות הנכונות. במאמר זה אסקור את השיטה ואנסה להסבירה ולפשטה ככל שניתן.

על השיטה

קונספט השיטה משומש כבר למעלה ממאה שנה. משרד ההגנה בארה"ב השתמש ב EVM במתכונת מצומצמת כבר ב 1960, אך רק בשנים האחרנות שיכלל משרד ההגנה את השיטה, כפי שנכירה במאמר זה, והיא הוגדרה כסטנדרט (ANSI) בינלאומי שהולך ומתרחב מהסקטור הממשלתי לפרטי ובענפים שונים בתעשייה.
העקרון העומד מאחרי השיטה הינו השוואה בין כמות העבודה שתוכננה עם זו שבוצעה בפועל, על מנת לקבוע האם העלויות ולוחות הזמנים מתקדמים כמתוכנן (PMBOK). השימוש בערך מזוכה מאפשר לקבוע היכן אנו עומדים ביחס לכסף שהוצאנו, מבחינת זמן וכסף, ולבצע הערכת מצב וצפי עלויות וזמן מחודשים בסיום הפרויקט.

כיצד?

בחינת הערך המזוכה תמיד נעשית סביב נקודת בקרה ספציפית, נקבעת נקודת חיתוך בזמן (למשל: היום), אשר מהווה נקודת ייחוס אחידה לכל הפרמטרים השונים. השיטה למעשה תקפה רק לאחר שהפרויקט החל, שכן בטרם בוצעה עבודה כל מדדי הבקרה הינם 0. 
בנוסף יש לציין, כי כל החישובים נעשים ברמת הפעילות ונסכמים באופן אגרגטיבי לרמת ה WBS והפרויקט.

לצורך ההשוואה והמעקב נעזרים במספר משתנים ונתונים חשובים שיש להכיר:

נתונים שמנהל הפרויקט וצוותו מגדירים ומעדכנים לכל פעילות:

  1. BAC (BUDGET AT COMPLETION) – סה"כ העלות המתוכננת לפעילות (עלויות שעות עובדים/מכונה חומרים, הוצאות וכו'...)
  2. AC (ACTUAL COST) או ACWP (ACTUAL COST OF WORK PERFORMED) – סה"כ ההוצאות בפועל שהצטברו עד לנקודת הבקרה.

    פרמטרים המחושבים בהתאם לדיווחי ההתקדמות בפועל של כל פעילות:

  3. PV (PLANNED VALUE) או BCWS (BUDGETED COST OF WORK SCHEDULED) - תכולת העבודה המתוכננת לביצוע עד לנקודת הבקרה, מבוטאת במונחים כספיים, מחושבת על ידי הכפלת אחוז הביצוע של הזמן בתכנון (בבייסליין) ב BAC
  4. EV (EARNED  VALUE) או BCWP (BUDGETED COST OF WORK PERFORMED) - תכולת העבודה שבוצעה בפועל עד לנקודת הבקרה, מבוטאת במונחים כספיים, מחושבת על ידי הכפלת אחוז הביצוע בפועל של הזמן ב BAC
  5. CV (COST VARIANCE) – החריגה בעלות, מחושב: CV = EV – AC
  6. SV (SCHEDULE VARIANCE)– החריגה בזמן, מחושב:
    SV = EV – PV
  7. CPI (COST PERFORMANCE INDEX) - מדד העלות, מבטא למעשה את הערך המושג עבור כל הוצאה של שקל, מחושב:
    CPI = EV / AC
    כאשר CPI > 1 עלות ביצוע העבודה של שקל אחד גבוהה בפועל משקל אחד
    כאשר CPI < 1 עלות ביצוע העבודה של שקל אחד נמוכה בפועל משקל אחד
  8. SPI (SCHEDULE PERFORMANCE INDEX) – מדד התזמון, מבטא למעשה את אחוז ההתקדמות בפועל מתוך ההתקדמות המתוכננת, מחושב: SPI = EV / PV
    כאשר SPI > 1 הביצוע של העבודה נמשך פחות זמן מזה שתוכנן
    כאשר SPI < 1 הביצוע של העבודה נמשך יותר זמן מזה שתוכנן
  9. ETC (ESTIMATE TO COMPLETE) – הערכת יתרת עלות העבודה בפרויקט, מחושב: ETC = (BAC-EV) / CPI
  10. EAC (ESTIMATE AT COMPLETION) - הערכה מחודשת של עלות הפרויקט, ניתן להמחשה גם בגרף 2, מחושב:
    EAC = AC + ETC = BAC / CPI

להלן דוגמה להמחשת הפעלת השיטה
לצורך בניית קיר לבנים מתוכננים הנתונים הבאים:
   - משך כולל לבנייה: 10 ימי עבודה (שבועיים)
   - 80 שעות עובדים, 150 שקל לשעה
   - עלות חומר: 5,000 שקלים  

בנקודת בקרה - לאחר 5 ימי עבודה (שבוע):

   - 33% מהקיר הושלם
   - 40 שעות עבודה הושקעו בפועל
   - שולם על חומר עד כה: 2,000 שקלים


חישובים:
BAC = 80X150 + 5,000 = 17,000 שקלים - סה"כ העלות המתוכננת
AC = 40X150 + 2000 = 8,000 שקלים - סה"כ העלות שהוצאה בפועל
 PV = 50% X 17,000 = 8,500 שקלים - העלות שהיתה מתוכננת להיות בהתאם לנקודת הבקרה (מחצית הזמן)
EV = 33% X 17,000 = 5,610 שקלים - העלות שהיתה אמורה להיות בהתאם לאחוז הביצוע (ההספק) בפועל

SPI = 8,500 / 5,610 = 0.66 - מדד התזמון - הביצוע של העבודה נמשך זמן רב מזה שתוכנן
CPI = 8,000 / 5,610 = 0.70125 - מדד העלות - עלות העבודה בפועל נמוכה מהמתוכננת
ETC = 0.7 / (5,610 – 17,000) = 16,242.42 שקלים - הערכה ליתרת העלות בפרויקט
EAC = 0.7 / 17,000 = 24,242.42 שקלים - הערכה מחודשת לסה"כ העלות בפרויקט


כפי שניתן לראות בגרף 1 עבור פרויקט קיר הלבנים, ומניתוח הביצועים בפועל והשוואה לתכנון ניכר כי אם ימשיכו בהספק הנוכחי הפרויקט יסתיים רק בתום שלושה שבועות ולא שבועיים כפי שתוכנן ובעלות גבוהה כמעט פי 1.5.

 

סיכום

שיטת הערך המזוכה הינה שיטת מתמטית מדויקת לבחינה ומעקב אחר ביצועי הפרויקט בהתהוותו. נעשית בנוסף להשוואה הרגילה בין תכנון לביצוע אך השוואה זו אינה יכולה להחליף את השיטה, EVM מספקת מדדי בקרה מדויקים ומחשבת תחזית לסיום הפרויקט, היא מאפשרת להרים דגלים אדומים מבעוד מועד, להתריע על חריגות, לזהות כשלים, סיכונים וצווארי בקבוק (לדוג': איזו פעילות הינה המעכבת). כל אילו מעניקים למנהל הפרויקט שליטה רבה יותר ומסייעים לו במציאת פתרונות לחריגות ובעיות טרם התרחשותן ובכך למעשה מסייעת בידי הארגון כולו לעמוד ביעדיו ומטרותיו, להמנע מבזבוזים, מהוצאות בלתי נשלטות ובלתי מתוכננות  ולרצות את לקוחותיו בעמידה בזמנים המיועדים.

השיטה מחושבת באופן אוטומטי במערכות רבות כולל מערכות EPM.  בכלי ה Project Management tool – P3e/c של חברת פרימוורה ניתן אף להציג תצוגות ניתוח ויזואליות על בסיס השיטה. דוגמאות מתוך מערכת הפרימוורה ניתן למצוא בנספח למאמר.

 

 

- נספח -

תצוגות לחישוב EMV מתוך מערכת ה P3e/c V.6 - Primavera Enterprise

תצוגה טבלאית וגרפית של עלות מתוכננת מול עלות בפועל ושדה מחוון
לציון ההפרש בין העלויות מתוך מודול המנהלים ה- web של פרימוורה

 


יעל דחוביץ', מנהלת פרויקטים


חברת אביב הינה הנציגה הבלעדית של חברת
Primavera העולמית  -  www.avivil.com

פניות ובירורים בנושאי פרימוורה וניהול פרויקטים ניתן להפנות ליעל או לאפרת בטלפון: 03-9024004, או במייל:  yaels@avivil.com , efratb@avivil.com

 

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798