המרוץ האינסופי אחר הזמן- מי מנהל את מי?


שלושת הגישות לבזבוז זמן יקר:
 1. האסטרטגיה הביצועיסטית- אין באמת היה יכול להיות מספיק זמן לעשות הכל גם אם מארגנים את השעות ביעילות רבה יותר.כאסטרטגיה לניצול הזמן, עבודה מהירה אינה מועילה במיוחד, ולעתים קרובות יוצרת בעיות. תחת תנאי "לחץ" שיוצרים שגיאות מכוון שיש להם פחות זמן לחשוב, לתכנן ולשקול לפני שהם נוקטים בפעולה לפתרון בעיות, דבר המוביל לניהול משימות בדרך של "כיבוי שריפות".

2. אסטרטגיית השעות הנוספות -דוגלת בהארכת שעות עבודה- מתוך אמונה שיותר זמן יקנה יותר ביצוע. אולם, כאשר שעות נוספות הופכת להרגל קבוע, מתפתחות בעיות. הזמן הפרטי הולך ונעלם, והעייפות – פיזית ונפשית - גוברת. שעות רבות יותר מוקדשות לפתרון בעיות, שמוח רענן היה יכול לפתור הרבה קודם. אנשים הנוקטים באסטרטגיה זו לוקים לרוב בהעדר תכנון פעילויות להשגת מטרות ובהעדר הבחנה בין החשוב והדחוף/ העיקר והטפל.

3. אסטרטגיית הדחיינות – רווחת כאשר לחץ העבודה מצטבר, ומספר המטלות שיש לבצע הולך ועולה. אסטרטגיה זו הינה בלתי רציונלית, אך נפוצה. ואז דווקא המשימות החשובות, הדורשות מאמץ מחשבתי וזמן רב יותר – נדחות הצידה. אנשים עסוקים בטיפול במטלות נקודתיות וטריוויאליות. זאת מתוך מחשבה ש "אסיים קודם לטפל בדברים הקטנים ואז יהיה לי שולחן נקי – וראש נקי – לעסוק בדברים החשובים באמת". מובן, שהטיפול ב"דברים הקטנים" לעולם אינו נגמר, וכך המשימות החשובות נדחות לרגע האחרון, ומבוצעות באיכות ירודה, לאחר שכבר הפכו למשבר.

היות והזמן הוא המשאב היחיד שחולק לכולנו בצורה שווה, מנהל שיודע לעשות זאת נכון תורם רבות לרווחתו האישית, לרווחת אנשיו ולרווחת כלל ארגונו. כיצד עושים זאת? איילת פדה גולדשטיין מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה, נעמה בורגר יועצת ארגונית ומנחה מצוות פ.ד.ה פורשות בפנינו מספר טיפים ממוקדים וישמים.

1.ניהול ממוקד- התמקדו ראשית במטרות העיקריות של ליבת תפקידכם, תוך אסרטיביות לומר "לא" למשימות פחות חשובות, עד להשלמת העיקר.אולם בד בבד, יותירו מקום לדברים הקטנים שגורמים לנו אושר; תחביבים, חברים וכו'.  בכדי לאפשר להם זמן, מיקוד בעיקר בתחילת יום העבודה, יאפשר לסיים את יום העבודה בשעה סבירה.

2.יתרון יחסי- מיקוד בחוזקות, יקל עליכם להתבלט ולתת ערך מוסף.  לגבי יתר הדברים נסו להאציל סמכויות לאנשים שאלו חוזקותיהם, או שזמנם פחות יקר משלכם. בהתאם לחוק פרטו – זהו מהם 20% התשומות שיניבו לכם 80% תפוקות והתמקדו בהם. זאת תוך, ניהול סיכונים ווידוא שאינכם מזניחים משימה שאינה בטווח זה, אך שערכה חשוב במיוחד.

3.האחדה- רכזו וטפלו במשימות דומות ברצף לייעול תהליכי עבודה (כדוגמת: טלפונים, מיילים, הכנת מסמכים, פגישות המתקיימות באותו אזור). נסו לאחד משימות גם בחניכה שלכם את עובדיכם. זכרו בתהליכים צוותיים חשוב במיוחד הריכוז והמיקוד במשימה, שכן כל דקה מבוזבזת שנגזלת בשל הפרעה (טלפון וכו'), שווה כמכפלת האנשים שנוכחים בחדר. כלומר דקה שנגזלה בפורום של 15 איש ערכה הנו אובדן של רבע שעה.  זוהי החשיבות של התחלת ישיבות בזמן - והדרך היחידה לעשות כן – היא להתחילה בזמן!

4. wip- Work In Progres כל משימה שהתחלנו בה גוזלת מאיתנו אנרגיות עד להשלמתה. לכן הדחיינות אינה פיתרון – אלה רק הארכת משך הזמן שבו אנו משקיעים במשימה.  מעבר לאנרגיות, משימה שהופרעה באמצע, אורכת יותר זמן מאשר רק זמן ההפרעה, ואיכות הביצוע נפגעת. לכן, ההמלצה היא לנסות להשלים את המשימה עד תומה, בטרם קבלת משימה חדשה, או לכל הפחות הקצאת מספר דקות להשלמת פרק במשימה קיימת, בטרם כניסת הפרעה וזאת, תוך תיעוד מסודר כדי לא לאבד פרטים חשובים בדרך.

5. לוח זמנים- ערכו תכנון שבועי של המשימות הכוללות גם את החשוב, בטרם יהפוך לדחוף. הקצו בסוף כל יום כמה דקות לתכנון לו"ז עקרוני של יום המחר, ולשלב בו דברים חשובים שלא הגעת אליהם היום. בהאצלת סמכויות לעובדים הקפידו לציין לוז וזכרו – "משימה שאין לה לו"ז טבעה לזוז".

6. זמינות- לאור הידיעה כי הזמן המצוי בשליטת מנהלים הינו רק בין 25-50%, בלת"מים (בבעיות בלתי מתוכננות) צריכים להיות מתוכננים! לכן הקצו חלונות זמן בכל יום לטיפול באנשים ובהפרעות חיצוניות, בהתאם למידת ההפרעות המקובלות ביחידתכם.

7. מנוחה-  לשם השגת איזון, יש לתכנן הפסקות יזומות במשך היום בעבודה וכן יש לתכנן חופשות וזמן איכות לחיים מאוזנים. זכרו שעות נוספות כרוניות, אינן פיתרון, אלה מחלה.ככלל כל דרך פיתרון שאנו דבקים בה ואינה מביאה לתוצאה הרצויה, דורשת בחינה מחדש.

8. נינוחות- שבצו משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית עפ"י הביוריתמוס שלכם, ומאידך נצלו שעות בעלות פריון נמוך או "חללי זמן" (זמני ביניים) לביצוע משימות פשוטות,שגרתיות או אהובות ופחות חשובות. דאגו שבמהלך היום יהיה זמן לתכנון והיערכות למשימות המצריכות זאת.

ולסיכום זיכרו; גם מי שאף פעם אין לו זמן לעשות משימה כמו שצריך, תמיד מוצא זמן כשנאלץ לעשות אותה שוב.


איילת פדה גולדשטיין מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה, נעמה בורגר – יועצת ארגונית ומנחה מצוות פ.ד.ה
חברת פ.ד.ה  - יעוץ ארגוני והדרכה,  מיומנת באבחון ממוקד ויעוץ למנהלים וארגונים, בהובלת שינויים ושיפור ביצועים גם בעיתות משבר.

www.padeh.co.il

 

* התמונה מתוך אחד מצויוריו של סלבדור דאלי.

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798