כניסה לתפקיד ניהולי חדש

כניסה חלקה ומוצלחת לתפקיד דורשת תכנון. האמרה "מי שנכשל בתכנון – שיתכונן להיכשל", נכונה במיוחד במקרה של התחלת תפקיד. הכנה ראויה, תכנון וחשיבה מוקדמת, יקלו על תהליך שמראש כרוך בהרבה שינויים, התרגשות, תקוות, הכרויות חדשות ושאיפות להגשמה.
 
אומרים כי לכל אחד שמתחיל תפקיד מגיעים "100 ימי חסד", אבל החיים מתנהגים אחרת. אין לך 100 ימים, גם לא 80, גם לא 30… לכן, ככל שתאסוף ותכין את הקרקע לפני תחילת עבודתך- כך תנצל את 100 ימי ה"אין חסד" טוב יותר.
יש להבדיל בין כניסה לתפקיד חדש בארגון חדש – עבורך, לבין כניסה לתפקיד חדש בארגון בו אתה כבר נמצא. כשמדובר בתפקיד חדש בארגון שאתה נמצא בו, יש משמעות מיוחדת לקבלת תפקיד בו אתה מתחיל לנהל חברי צוות שקודם לכן היית אחד מהם.
מאמר זה מתייחס לכניסה לתפקיד ניהולי, בארגון חדש עבורך.
אתה מביא איתך לתפקיד החדש ניסיון מקצועי וניהולי, כמו גם גישות איך מנהלים ומנהיגים נכון. גישות אלה עוצבו וגובשו במשך השנים שלך בעולם העבודה. אספת הצלחות, גם כישלונות, וכנראה מאזן ההצלחות היה רב יותר, עובדה שאתה בתפקיד ניהולי חדש, סומכים עליך, בונים עליך ומצפים ממך.
נצל את המטענים הניהוליים והניסיון הקודם, על מנת לתכנן את הכניסה שלך לתפקיד החדש בצורה פתוחה. כל חברה וארגון שונים במבנה שלהם, בשלב ההתפתחותי שלהם, בהרכב האנושי שלהם ועוד. לכן, לא בהכרח הכלים, הגישות והטכניקות ששרתו אותך היטב בעבר, יתאימו גם לארגון / לחברה אליו/ה אתה מצטרף. עשה את ההתאמות הנדרשות.
המלצות לשלבים הראשוניים:

  1. עשה הכנה ולמד על התרבות הארגונית של המקום החדש ("על מה נותנים צל"ש ועל מה נותנים  טר"ש…), היה יצירתי והשתמש בכל דרך לגיטימית – דרך גוגל, שיחות עם חברים, לקוחות,  פורשים וכדומה.

  2. קודם הכניסה לתפקיד, חשוב שיתבצע תאום צפיות ברור ככל האפשר בינך לבין הממונה לגבי  תחומי הסמכות והאחריות שלך. ככל שיש פערים בין תחומי האחריות שתופקד עליהם לבין  סמכויותיך- יש לדון בכך מראש ולהבין את המשמעויות; 
    לדוגמה: אתה אחראי לעלויות הייצור, אך אין לך סמכות להחליף עובדים לא יצרניים… 
    או, אתה אחראי  ל  I.T , אך יש "יועצים היסטוריים" שמחזיקים ידע וחבילות תוכנה  שאין לך  גישה אליהן.

  3. יהיה התפקיד שקיבלת בכיר ככל שיהיה, תמיד יש לך ממונה / ממונים /דירקטוריון. כל האלו הם  למעשה "לקוחות" שלך, ואולי אפילו הלקוחות המרכזיים שלך. תפקידך הוא לשרת את המטרות  שהם שומרי הסף שלהן. בלי לבטל חידושים ורעיונות מרעננים שאתה יכול להביא איתך  כתרומה לארגון בו הם כבר נמצאים, חשוב שתביא ערך מוסף, אך עליך להכיר ביכולת ההכלה  של הארגון ונושאי התפקיד הרלוונטיים.

  4. מפה את האנשים שאיתם אתה אמור להיות בקשרים – ממונים, קולגות, כפיפים, 
    לקוחות וספקים. החלט איך אתה רוצה להיתפש אצל כל אחד מהם, ומה עליך לעשות בכדי  שהדבר יקרה.  

  5. המשפט "אין הזדמנות שניה לרושם ראשון" ככל שישמע אולי שחוק, הוא פשוט  נכון. תכנן את  המפגשים הראשונים בקפידה: עם מי תיפגש, לפי איזה סדר, מה תשאל,  מה תציע, מה תדרוש.

  6. תהיה דעתך על התנהלותו של הארגון אשר הגעת אליו, אשר תהיה, אני ממליץ לך  לכבד את  העשייה, את העושים ולחכות עם מהפכות, שינויים ומתן עצות. גם אם  עצותיך נהדרות, אתה  צריך לבסס את מקומך בארגון, להבין יותר לעומק את  המורכבויות, הרגישויות והדברים  הקטנים, ורק אח"כ אתה וכל המערכת תהיו "בשלים"  לשינויים. הקדש זמן להבין את המערכת,  לרבות: איך עובדים, איך זורמים (או נתקעים)  התהליכים, איך מתקבלות החלטות-  הפורמאליות והלא פורמאליות, ובשפה מחויכת:
      Who is who in the zoo?""

  7. כשתתחיל לבצע שינויים, לא תמיד כדאי להתחיל ב"דבר הגדול ביותר". עדיף  להתחיל לבצע  שינויים בדברים קטנים שמהלך השינוי שלהם יהיה גם קצר, וגם שיש  לך בטחון בהצלחתך. כך  תזוהה מהר יחסית כביצועיסט שמצליח בעשייתו.

  8. סביר להניח שאת התפקיד שקיבלת מילא קודם מישהו אחר. ככל שהדבר אפשרי,  פגוש אותו  למד ממנו כל מה שאפשר, על הארגון, הנפשות הפועלות ועל הרקע  לסיום תפקידו. הערה: אם  האדם עזב את הארגון, ובמהלך המו"מ על כניסתך לתפקידים מכפישים אותו ושוללים את  הרעיון לפגוש אותו, זאת לא סיבה להימנע מלפגוש אותו, נהפוך הוא!

  9. אני ממליץ כי תקצה מראש זמן  ביומנך, שעה בכל סוף שבוע, למשך שלושת החודשים  הראשונים. שעה זאת תוקדש למעבר על רשימת תיוג שתכין ותעזור לך  לבחון,  לשנות  ולשפר את ההתנהלות שלך בחודשים קריטיים אלו של הכניסה  לתפקיד. הרשימה  תכלול נקודות לבחינה, כגון:
     
    • מה עשיתי נכון השבוע?
    • במה שגיתי, איך תיקנתי או אתקן זאת?
    • האם פגשתי את מי שרציתי לפגוש?
    • מה סדרי העדיפות שלי לשבוע הבא?
    • איך אני מול התוכנית שהתוויתי טרם כניסתי לתפקיד?
    • האם יש גורם במערכת שאני מזניח?
    • האם הפתעתי את הממונה שלי (ואם כן, מה ההשלכות)?
    • האם במקביל אני לא שוכח גם לדאוג לעצמי?- אוכל נכון, ישן מספיק, זוכר שיש לי משפחה...
  10.  שאף לחפש לך מנטור בארגון (ראה מאמר באתרנו על מנטורינג).

  11. אתה תישפט הן על הביצוע, והן על הדרך. ארגונים שונים נותנים דגש שונה על כל אחד מהפרמטרים האלה. אם תפעל לפי הקו המנחה שה"איך" (כלומר התהליך)  חשוב יותר  מה"מה" (התוצאה)  תגלה  במהרה כי אתה משיג יותר תוצאות, בפחות חיכוכים ומאמצים. בשלב הראשון שלך בארגון, טעויות ה"איך" צפויות להיות מתומחרות  ביוקר, ובכל מקרה, במחיר שאינך יכול להרשות לעצמך.

  12. שמור על איזון נכון בין בטחון עצמי לענווה, ואל תדרוש מעצמך להיות המנהל והמנהיג האולטימטיבי.

יש הרבה אנשים משמעותיים שרוצים שתצליח: מי שגייס אותך, הממונים שלך והעובדים-  ששמחים שיש להם מנהל מצליח. יתכן ויש גם אנשים שלא ממש מאושרים מכניסתך לארגון… בכל מקרה צפויה לך תקופה מרתקת בה עלייך לגייס את המיטב שבך. אני מאחל לך הצלחה!



איתן מאירי, מנכ"ל חברת ניהול אפקטיבי בע"מ - הנציגה בישראל של החברה הגדולה בעולם לפיתוח מנהלים וארגונים  LMI ® -

 Leadership Management International ®. איתן, פסיכולוג מוסמך ומומחה בייעוץ ארגוני וקואוצ'ינג ומלווה מנהלים והנהלות. שימש בעבר בתפקידי ניהול וכמנכ''ל בארגונים ממשלתיים ופרטיים. איתן מרצה בארץ ובחו"ל בנושאי ניהול, מנהיגות, ניהול עצמי ומוטיבציה ומשמש כיועץ אסטרטגי ודירקטור בחברות שונות.
ניהול אפקטיבי בע"מ,  09-9566875

                      

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798