עסקים קטנים – הונאות גדולות


ראשית, חוסר יכולת או רצון להקצות תקציב לביצוע בקרות נאותות על פעילות הארגון. שנית, חוסר מודעות מספיק לסיכונים שעלולים להיגרם כתוצאה מפעילות כאמור. ושלישית חשש כי פעילות המניעה תפגע בצביון המשפחתי של הארגון. התוצאה של שלוש הסיבות הינה העדר בקרות נאותות על פעילות הארגון ואשר מהוות לא אחת כר פורה לפעילות מועלים המנצלים עד תום מצב זה לביצוע מעילות. 

                                                מניעת מעילות בעסקים קטנים

מניעת מעילות בעסקים קטנים מבוססת על הגברת הבקרות ושיפור ההרתעה. להלן יוצגו שורה של פעולות שניתן ליישם גם בעסקים קטנים ללא השקעה כספית גדולה או ארגון מחדש של העסק.

מיון עובדים – תהליך המיון בעסקים קטנים מבוסס בעיקרו על התרשמות מהמועמד. מעטים העסקים אשר מבצעים בדיקות רקע על עובדים כגון: בקשת העדר רישום פלילי מהמועמד, שיחות עם מעסיקים קודמים, בדיקת קורות החיים של המועמד באופן יסודי, משלוח לבדיקות פוליגרף או בדיקות התאמה אחרות. למרות שאחת הדרכים היעילות ביותר לצמצם מעילות הינה פשוט לא להכניס גורמים בעל עבר פלילי הרי שעסקים קטנים לא עושים שימוש בכלי זה. עלות בדיקות אלו אינו גבוה וניתן לבצע חלק מהפעולות גם ללא שימוש במומחים חיצונים על תפקידי מפתח כגון מנהלי חשבונות, קופאים ומחסנאים.

הפרדת תפקידים – אחת מנקודות החולשה של עסקים קטנים היא הפרדת תפקידים לא נאותה. העובדה שבעסק מספר קטן של עובדים מכתיב במקרים רבים בהם אותו עובד מבצע שורה של פעולות החושפות את הארגון למעילות לדוגמא: עובד שמקבל שקים מלקוחות, רושם אותם בספרים ואחראי על ההתאמה עם הלקוח. למרות הבעייתיות  בעסקים קטנים הרי שניתן לפתור בעיות אלו לא באמצעות הגדלת כוח האדם בעסק אלה על ידי שינוי הפעולות המבוצעות על ידי העובדים הקיימים והפרדת הפעולות בצורה טובה יותר בין העובדים. במידה ולא ניתן לפתור את חלוקת התפקידים בין העובדים הרי שיש להעביר פעולות רגישות כגון קבלת כספיים מלקוחות או ביצוע תשלומים לבעלי העסק. פתרון אחר יכול להיות על ידי ביצוע בדיקות מדגמיות על הפעולות המבוצעות.

יציאה לחופשה – מעילות רבות מתגלות כאשר העובד המועל יוצא לחופשה. עובדים שמבצעים מעילות נוטים שללא להעדר ממקום העבודה מתוך חשש אמיתי שלא יוכלו לתת הסברים לשאלות הנשאלות בעסק או לחשש שמישהו אחר יבצע פעולות בתחום פעילותם שעלול להביא לגילוי המעילה. הקפדה על נוהל מסודר של יציאה לחופשה רצופה של לפחות שבוע עבודה הינו כלי בקרה יעיל בעסקים גדולים כמו גם בקטנים.

ביקורות פתע – אחד מכלי הבקרה הטובים ביותר הינו ביקורת פתע. הביקורת צריכות להתבצע בתחומים רגישים כגון מלאיים, קופה, אמצעי תשלום וכד'. ספירות פתע של מלאי, ספירת מזומנים, לקוח סמוי, בדיקת רציפות שקים, מסירת שקים ללא שם העסק ועוד הן בקרות ייעלות מאוד לצמצום חשיפות והגברת הבקרה על פעילות העובדים בעסק. עובד היודע שבכל עת יכולה להתבצע ביקורת פתע יחשוב פעמים לפניח ניצול של פרצות שלא נבדקות כלל.

מבקר פנימי – מנהלים רבים בעסקים קטנים נוטים לחשוב כי עלות מבקר פנימי הינה יקרה מידי עבורם. עם זאת ניתן לציין כי ניתן להשתמש בידע הרב שנצבר אצל מבקרים פנימיים לשיפור תהליכי העבודה ולשיפור הבקרות כל זאת בצורה של ביצוע סקרים ולא ביקורות נרחבות. סקר המבוסס על בעיקרו על שיחות ולא על בדיקות מעמיקות יכול לתרום ערך מוסף רב לארגון בעלות נמוכה יחסית.

שימוש בדוחות חכמים – כלי בקרה נוסף בעסקים קטנים כגדולים הוא שימוש בדוחות חכמים. לדוגמה שקים מסדרות עתידיות, שינוים חריגים במלאי ביחס לקניות ומכירות, חוסר רציפות במספרי שקים, גידול בשקים ביחס למחזור, קיום שקים במערכת על שם עובדים בעסק, ירידה בתקבולים במזומן ועוד יכולים להתקבל בקלות על ידי המנהלים ולסייע באיתור מעילות. עסקים קטנים נוטים פחות להיעזר בכלים אלו אשר יכולים לסייע רבות לכל מנהל בעסק. קיימים כיום מומחים רבים אשר מסיעים לארגונים להפיק דוחות כאמור בעלות נמוכה ובתמורה גבוהה לעסק.

מידע מעובדים לקוחות וספקים – מעילות רבות מתגלות כתוצאה מהלשנה או מידע שמגיע למנהלים. בעסקים קטנים זרימת המידע אולי קלה יותר אולם הקשרים החברי בין העובדים מונע בחלק מהמקרים דיווח על חשדות לאי סדרים. פתיחת ערוץ תקשורת דיסקרטי יכול לסייע לעובדים להעביר מידע אנונימי ללא חשש כי יחשבו כמלשינים. תיבת תלונות וטלפון של גורם חיצוני כגון רואה החשבון של העסק יכולים להיות פתרון יעיל לחשש של העובדים למסירת מידע.

רוטציה – בדומה להפרדת תפקידים גם רוטציה יכולה להיות בעייתית בעסקים קטנים. עם זאת בקרה זו חשובה לכל עסק. עם זאת האפשרות להעסיק שני עובדים באותו תפקיד מסיעת במצבי חירום ומעלה את הרמה המקצועית של העובדים באמצעות הרחבת ההבנה שלהם את העסק.

שיפור המודעות לנזקי המעילות – דרך יעילה להתמודד עם מעילות היא באמצעות הדרכה של העובדים לסכנה לעסק ולמקומות העבודה של כל העובדים במקרה של מעילה על ידי אחד העובדים. הדרכה כאמור יכולה להגדיל את כמות המידע שמועבר למנהלים במקרים של חשדות ויכול לסייע גם להפחתת המעילות על ידי הוספת גורם נוסף למשוואה והוא פיטורין של עמית לעבודה.

שיפור ההרתעה – דרך נוספת לצמצם חשיפות היא באמצעות שידור מסר תקיף של טיפול בלתי מתפשר במקרים של מעילות. לעובדים צריך להיות ברור כי כל מקרה יועבר לטיפול משטרתי ולתביעה אזרחית. במקרים בהם העובדים יודעים כי עובד שנתפס פוטר ונדרש להחזיר את הכסף הרי שלא יהסס לבצע גם הוא מעילה בכספי העסק.
במאמר הבא יוצגו סוגי ההונאות הנפוצות בעסקים קטנים.



רו"ח עופר אלקלעי, מבקר פנימי מוסמך ומוסמך במשפטים
מתמחה בביקורת חקירתית שותף במשרד אלקלעי מונרוב בקרה וניהול סיכונים
www.almo.co.il

 

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798