מערכות הקשרים בארגון מה שלא יטופח- ינופח


בנסיבות אחרות ניתן היה לחשוב שמדובר בבני משפחה אך לא, זה ציטוט מפי סמנכ"ל שמספר על הקשר שלו עם עמית שלו מההנהלה- סמנכ"ל אחר.
לאחרונה התרחש אירוע שכבר קרה כמה פעמים בעבר ושוב העלה את סף המתח, שוב יש כעס, שוב מאבקי כוח וכמובן- שוב שניהם לא מרוצים. הם שותפים בניהול פרוייקט משמעותי בחברה ועל מנת לנהלו בהצלחה על האגפים שלהם לקיים שיתוף פעולה הדוק.

אחת השאלות הראשונות שאני שואלת מנהלים ביחס למערכות הקשרים שלהם עם הגורמים השונים- מהי תדירות המפגשים שלכם ומהו אופיים. בדרך כלל השאלה עולה על רקע מערכת יחסים משובשת, התשובה בדרך כלל לא מפתיעה.
גם במקרה זה מאוד לא הופתעתי לשמוע שאין להם ישיבות קבועות. הם מנהלים את ענייניהם דרך טלפון, מיילים, SMS, ישיבות הנהלה ושיחות מסדרון. כשיש סיבה מיוחדת הם נפגשים. אין להם ישיבות מסודרות סביב הפרוייקט.
אני נחשפת לעיתים קרובות מאוד להיעדר ישיבות קבועות גם במערכות קשרים שמצריכות זאת באופן קבוע כגון- בין מנכ"ל לסמנכ"לים, בין מנהלים בכירים למנהלים בדרג ביניים ועוד.

מערכת קשרים בארגון, ממש כמו בחיים האישיים יש לטפח באדיקות. מעבר לנחיצות בישיבה קבועה- בה ניתן יהיה לדון במשימות, לעדכן ולהתעדכן, לחשוב במשותף על דילמות שעולות-  לישיבות הללו חשיבות מכרעת בשימור קשר טוב. כאשר מתפתח מתח בין שני אנשים- קל יותר לכעוס, להוציא דברים מפרופורציות ולהוציא מהקשר כל פעולה של הצד השני-  אם אין הזדמנות להיפגש. בנוסף, אם אין פגישה הקבועה ביומן, קביעתה הופכת להיות חלק מהקושי העולה המערכת היחסים- מתחיל מחול האגו- מי מזמן, אצל מי נפגשים ועוד.

לאחרונה, בתהליך בניית הסכמות בין חברי הנהלה בארגון מסויים, הועלו טענות רבות כלפי המנכ"ל- על יחסו המבטל לדברים שעולים, על כך שאינו מפרגן, על האולטימאטום שמציב חדשות לבקרים אם משהו לא מוצא חן בעיניו. התסיסה היתה קשה ומתמשכת והרקע לתהליך היה חשש שנקודת הרתיחה בה מישהו "ישבור את הכלים" קרובה. ואכן, עוד לפני שהחל התהליך הודיעה אחת מהמנהלות כי היא עוזבת.
בישיבות עלה, כי על אף שיש ישיבה שבועית משותפת קבועה, אף אחד לא מעז לפתוח את הנושא והתחושה היא כי "כולם הולכים על ביצים". מערכת הקשרים של אותו מנכ"ל עם כל מנהל אחר היתה שונה- חלקן טובות יותר, חלקן פחות. אך בהיעדר הזדמנות של כל אחד מהם לשוחח איתו ולשתף בתחושות, הם עסקו ללא הרף, מאחורי גבו, בנושא ונדמה היה שהמצב קשה ובלתי נסבל עם כולם. מעבר למערכת היחסים בתוך ההנהלה, שקיבלה מענה, נעשה מיפוי של כל מערכות הקשרים האחרות. הדבר הוביל לקשר אחד מרכזי שהוא מקור הרעש והקושי- בין המנכ"ל לאחת המנהלות. מפגש שהתקיים במסגרת התהליך בין המנכ"ל לבין המנהלת אפשר פתיחה אמיתית של הדברים- הכעסים, החששות, התסכול ולאחר מכן- ההבניה המחודשת של העבודה המשותפת. זאת, תוך התחייבות לקיים מפגש שבועי, אשר חלקו יוקדש באופן קבוע לשאלה- איך הם מרגישים בעבודה המשותפת תוך משוב הדדי.

כאשר ישנו מפגש קבוע אחת לשבוע או פחות (בהתאם לאופי הקשר- לעיתים רק למשך תקופה, למשל בתקופת פרוייקט), הסיכוי להעצמת התחושות השליליות והצטברות הכעסים שתסתיים בהתפרצות, קטן. זאת משום שישנה הזדמנות לפתוח את הדברים, לשתף בתחושות, בכעסים ובתסכול ובכך, בעצם, ליצור תשתית חזקה יותר לקשר – באמצעות הידברות שוטפת קשר שתשתיתו חזקה יותר, יספוג בקלות יותר קשיים בדרך ויהיה חשוף פחות למשברים.

על כן, ממש כפי שיש על היום משימות לטיפול, כך יש לשים על סדר היום נושא שחשוב לא פחות מהמשימות- מערכת היחסים. חשוב להעלות את מה שמפריע ומטריד, לא להסתובב עם זה בבטן ולא להמתין להתפרצות או לחילופין למשוב תקופתי בו (אם בכלל) מעלים את הדברים שקרו בשנה האחרונה אחרי שהנזקים כבר נעשו והקושי להתמודד עם מה שקרה בדיעבד הוא כמעט בלתי אפשרי.


מיכל יוסף, מומחית לניהול קונפליקטים ויישוב סכסוכים
www.brdm.co.il

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798